Comunicació Escrita i Atenció Teléfonica en l"Empresa

La introducció de les tecnologies de la informació, la globalització de l"economia i els canvis socioeconòmics han propiciat determinades transformacions en els mètodes de treball, amb una especial incidència en el treball que desenvolupen els professionals del secretariat.

Aquest curs s"ha desenvolupat amb un doble objectiu: en primer lloc, es pretén recollir de manera sistematitzada totes aquelles tècniques desenvolupades i utilitzades pels professionals del secretariat, de tal manera que serveixin com a orientació pels recentment incorporats al món laboral i com a recordatori i reafirmació dels coneixements dels secretaris i secretàries ja assentats en la professió. En segon lloc, es proposen algunes alternatives a les funcions i tasques del secretariat per ampliar-les i fer-les més creatives. Sembla lògic que si les secretàries i els secretaris estan capacitats per realitzar funcions que han estat considerades fins fa poc com a pròpies d"altres professionals, tant l"espai de la seva actuació com les possibilitats laborals s"incrementaran.

En finalitzar aquest curs l"alumne estarà perfectament capacitat per a les labors pròpies d"un/una secretari/a executiva, en concret l"alumne estudiarà:



Els mètodes formes i maneres més correctes en la comunicació empresarial

Preparació i generació d"informes clars i complets de gran envergadura

Preparació de documents oficials

Preparació de reunions, congressos, presentacions, etc...

Gestió completa d"arxius

Atenció al client


Tot això es farà mitjançant la comprensió dels textos didàctics del curs amb exemples de les diferents problemàtiques estudiades i la manera més adequada d"afrontar-les, realització de test d"autoavaluació i resolució de múltiples supòsits pràctics en els quals es plantejaran situacions reals i la millor forma d"afrontar-les.

No té requisits específics

CAPÍTOL I La comunicació
1.1. Introducció
1.2. La comunicació en l"àmbit empresarial
1.2.1. Els canals de comunicació
1.2.2. Tècniques de comunicació
1.3. La comunicació escrita
1.3.1. El llenguatge
1.3.2. Estils del llenguatge empresarial
1.3.3. El protocol en la comunicació escrita
1.3.4. Exemples
1.4. La confidencialitat de la informació
1.5. La qualitat de la informació
1.6. Resum
1.7. Activitats proposades

CAPÍTOL II Les cartes i el seu protagonisme en l"activitat empresarial
2.1. Introducció
2.2. Tipus de cartes
2.2.1. Formats
2.2.2. El saluda
2.2.3. Exemples
2.3. Enviaments massius o mailings
2.3.1. Bases de dades
2.3.2. Exemples
2.4. Resum
2.5. Activitats proposades

CAPÍTOL III Els informes i documents de gran envergadura
3.1. Introducció
3.2. Tipus d"informe
3.2.1. Informes economicofinancers
3.2.2. Informes d"auditoria
3.2.3. Informes tècnics
3.2.4. Informes comercials
3.2.5. Informes de personal
3.2.6. Informes de màrqueting
3.3. Desenvolupament de l"informe
3.3.1. Exemples
3.4. Recerca de la informació
3.4.1 Identificació i selecció de fonts d"informació
3.5. Documents de gran envergadura
3.5.1. Creació de documents mestres
3.6. Resum
3.7. Activitats proposades

CAPÍTOL IV Les ofertes
4.1. Introducció
4.2. Concepte
4.3. Format
4.3.1. Planificació
4.3.2. Esquema del document
4.3.3. Redacció
4.3.4. Revisió
4.4. Tipus d"oferta
4.4.1. El concurs públic
4.4.2. L"oferta comercial
4.4.3. Exemples
4.5. Resum
4.6. Activitats proposades

CAPÍTOL V La comunicació interna en l"empresa
5.1. Introducció
5.2. Conceptes
5.3. Classes
5.3.1. Publicitat interna
Memoràndums
Premsa interna, butlletins
5.3.2. Publicitat exterior
5.3.3. Exemples
5.4. Documents preimpresos
5.5. Comunicació i suport electrònic
5.5.1. Exemples
5.6. Resum
5.7. Activitats proposades

CAPÍTOL VI Documents oficials
6.1. Introducció
6.2. Documentació oficial
6.2.1. Classes
Instància
Ofici
Certificat
Presentació
6.3. Signatura electrònica
6.4. Exemples
6.5. El marc legal de les societats mercantils
6.5.1. La Llei de Societats
6.5.2. Registre mercantil
Organització i funcions
6.6. Tipus de documents
6.6.1. Documents relacionats amb la constitució
de l"empresa
6.6.2. Documents relacionats amb òrgans d"administració
de la companyia i la seva activitat
Juntes Generals: actes i certificacions
Presentació dels comptes anuals de l"exercici
Auditoria
Llibres i documents oficials
6.7. Exemples
6.8. Resum
6.9. Activitats proposades

CAPÍTOL VII Els mitjans electrònics
7.1. Introducció
7.2. Fax
7.2.1. Concepte
7.2.2. Format
7.2.3. Exemples
7.3. Xarxes
7.3.1. Xarxes locals
7.3.2. Internet
7.3.3. Intranet/Extranet
7.3.4. Buscar informació
Cercadors
Eines
7.3.5. Compartir i distribuir informació
7.3.6. El correu electrònic
Concepte
Característiques
7.3.7. Exemples
7.4. Documents electrònics
7.4.1. Concepte
7.5. Seguretat
7.6. Resum
7.7. Activitats proposades

CAPÍTOL VIII Documentació associada a reunions, congressos i presentacions
8.1. Introducció
8.2. Documents orientats a l"organització de reunions formals
8.2.1. Convocatòries
8.2.2. Ordre del dia
8.2.3. Actes
8.2.4. Exemples
8.3. Presentacions
8.3.1. Els mitjans
Pissarra de paper
Retroprojector de transparències
Proyectores de diapositives
Ordinador i canó de projecció
8.3.2. Tipus de presentació
8.3.3. Estructura i disseny de presentacions
8.3.4. Material de suport
8.3.5. Exemples
8.4. Ponències
8.4.1. Estructura i disseny de ponències
8.5. Exemples
8.6. Resum
8.7. Activitats proposades

CAPÍTOL IX Emmagatzematge i recuperació de la documentació
9.1. Introducció
9.2. Tractament de la documentació
9.3. L"arxiu: concepte i tipus d"arxiu
9.3.1. Classificació
9.3.2. Suport físic i lògic
9.4. Emmagatzematge, recuperació i difusió de la informació
9.4.1. Disseny i funcionament
9.4.2. Registre de la informació
9.4.3. Recuperació de la informació
El manual d"arxiu
Índex d"arxiu
9.4.4. Difusió de la informació
9.4.5. Identificació i solució de problemes
9.5. Exemples
9.6. Resum
9.7. Activitats proposades

CAPÍTOL X Atenció al client
10.1. Introducció
10.2. El client extern/el client intern
10.2.1. Cultura d"empresa
10.2.2. Imatge professional
10.3. Actituds en la comunicació
10.3.1. Barreres
10.3.2. Protocol
10.3.3. Relacions públiques
10.4. Atenció als visitants
10.5. Atenció telefònica
10.5.1. Directori telefònic
10.5.2. Registre de trucades
10.5.3. Cridar eficaçment
10.5.4. Recepció de trucades
10.5.5. Multiconferencia
10.6. Els telèfons mòbils
10.6.1. El servei de roaming
10.7. Noves tecnologies
10.7.1. Videoconferència
10.7.2. Centres de recepció de trucades (call-centers)
10.8. Exemples
10.9. Resum
10.10. Activitats proposades