Comunicação Escrita e Atenção Teléfonica na Empresa

A introdução das tecnologias da informação, a globalização da economia e as mudanças socioeconómicos têm propiciado determinadas transformações nos métodos de trabalho, com uma especial incidencia no trabalho que desenvolvem os profissionais do secretariado.

Este curso desenvolveu-se com um duplo objectivo: em primeiro lugar, pretende-se recolher de maneira sistematizada todas aquelas técnicas desenvolvidas e utilizadas pelos profissionais do secretariado, de tal modo que sirvam como orientação para os recém incorporados ao mundo trabalhista e como recordatorio e reafirmación dos conhecimentos dos secretários e secretárias já assentados na profissão. Em segundo lugar, propõem-se algumas alternativas às funções e tarefas do secretariado para ampliá-las e fazê-las mais criativas. Parece lógico que se as secretárias e os secretários estão capacitados para realizar funções que têm sido consideradas até faz pouco como próprias de outros profissionais, tanto o espaço de sua actuação como as possibilidades trabalhistas incrementar-se-ão.

Ao finalizar este curso o aluno estará perfeitamente capacitado para os labores próprios de um/uma secretário/a executiva, em concreto o aluno estudará:



Os métodos formas e maneiras mais correctas na comunicação empresarial

Preparação e geração de relatórios claros e completos de grande envergadura

Preparação de documentos oficiais

Preparação de reuniões, congressos, apresentações, etc...

Gestão completa de arquivos

Atenção ao cliente


Tudo isto fá-se-á mediante o entendimento dos textos didácticos do curso com exemplos das diferentes problemáticas estudadas e a maneira mais adequada das enfrentar, realização de teste de autoevaluación e resolução de múltiplas supostos práticos nos que propor-se-ão situações reais e a melhor forma das enfrentar.

Não tem requisitos específicos

CAPÍTULO I A comunicação
1.1. Introdução
1.2. A comunicação no âmbito empresarial
1.2.1. Os canais de comunicação
1.2.2. Técnicas de comunicação
1.3. A comunicação escrita
1.3.1. A linguagem
1.3.2. Estilos da linguagem empresarial
1.3.3. O protocolo na comunicação escrita
1.3.4. Exemplos
1.4. A confidencialidad da informação
1.5. A qualidade da informação
1.6. Resumem
1.7. Actividades propostas

CAPÍTULO II As cartas e seu protagonismo na actividade empresarial
2.1. Introdução
2.2. Tipos de cartas
2.2.1. Formatos
2.2.2. O saúda
2.2.3. Exemplos
2.3. Envios em massa ou mailings
2.3.1. Bases de dados
2.3.2. Exemplos
2.4. Resumem
2.5. Actividades propostas

CAPÍTULO III Os relatórios e documentos de grande envergadura
3.1. Introdução
3.2. Tipos de relatório
3.2.1. Relatórios económico-financeiros
3.2.2. Relatórios de auditoría
3.2.3. Relatórios técnicos
3.2.4. Relatórios comerciais
3.2.5. Relatórios de pessoal
3.2.6. Relatórios de marketing
3.3. Desenvolvimento do relatório
3.3.1. Exemplos
3.4. Busca da informação
3.4.1 Identificação e selecção de fontes de informação
3.5. Documentos de grande envergadura
3.5.1. Criação de documentos mestres
3.6. Resumem
3.7. Actividades propostas

CAPÍTULO IV As ofertas
4.1. Introdução
4.2. Conceito
4.3. Formato
4.3.1. Planejamento
4.3.2. Esquema do documento
4.3.3. Redacção
4.3.4. Revisão
4.4. Tipos de oferta
4.4.1. O concurso público
4.4.2. A oferta comercial
4.4.3. Exemplos
4.5. Resumem
4.6. Actividades propostas

CAPÍTULO V A comunicação interna na empresa
5.1. Introdução
5.2. Conceitos
5.3. Classes
5.3.1. Publicidade interna
Memorándums
Imprensa interna, boletins
5.3.2. Publicidade exterior
5.3.3. Exemplos
5.4. Documentos preimpresos
5.5. Comunicação e suporte electrónico
5.5.1. Exemplos
5.6. Resumem
5.7. Actividades propostas

CAPÍTULO VI Documentos oficiais
6.1. Introdução
6.2. Documentação oficial
6.2.1. Classes
Instância
Oficio
Certificado
Apresentação
6.3. Assinatura electrónica
6.4. Exemplos
6.5. O marco legal das sociedades mercantis
6.5.1. A Lei de Sociedades
6.5.2. Registo mercantil
Organização e funções
6.6. Tipos de documentos
6.6.1. Documentos relacionados com a constituição
da empresa
6.6.2. Documentos relacionados com órgãos de administração
da companhia e sua actividade
Juntas Gerais: actas e certificaciones
Apresentação das contas anuais do exercício
Auditoría
Livros e documentos oficiais
6.7. Exemplos
6.8. Resumem
6.9. Actividades propostas

CAPÍTULO VII Os meios electrónicos
7.1. Introdução
7.2. Fax
7.2.1. Conceito
7.2.2. Formato
7.2.3. Exemplos
7.3. Redes
7.3.1. Redes locais
7.3.2. Internet
7.3.3. Intranet/Extranet
7.3.4. Procurar informação
Buscadores
Ferramentas
7.3.5. Compartilhar e distribuir informação
7.3.6. O correio electrónico
Conceito
Características
7.3.7. Exemplos
7.4. Documentos electrónicos
7.4.1. Conceito
7.5. Segurança
7.6. Resumem
7.7. Actividades propostas

CAPÍTULO VIII Documentação associada a reuniões, congressos e apresentações
8.1. Introdução
8.2. Documentos orientados à organização de reuniões formais
8.2.1. Convocações
8.2.2. Ordem do dia
8.2.3. Actas
8.2.4. Exemplos
8.3. Apresentações
8.3.1. Os meios
Pizarra de papel
Retroproyector de transparências
Proyectores de diapositivas
Computador e canhão de projecção
8.3.2. Tipos de apresentação
8.3.3. Estrutura e desenho de apresentações
8.3.4. Material de apoio
8.3.5. Exemplos
8.4. Conferências
8.4.1. Estrutura e desenho de conferências
8.5. Exemplos
8.6. Resumem
8.7. Actividades propostas

CAPÍTULO IX Almacenamiento e recuperação da documentação
9.1. Introdução
9.2. Tratamento da documentação
9.3. O arquivo: conceito e tipos de arquivo
9.3.1. Classificação
9.3.2. Suporte físico e lógico
9.4. Almacenamiento, recuperação e difusión da informação
9.4.1. Desenho e funcionamento
9.4.2. Registo da informação
9.4.3. Recuperação da informação
O manual de arquivo
Índice de arquivo
9.4.4. Difusión da informação
9.4.5. Identificação e solução de problemas
9.5. Exemplos
9.6. Resumem
9.7. Actividades propostas

CAPÍTULO X Atenção ao cliente
10.1. Introdução
10.2. O cliente externo/o cliente interno
10.2.1. Cultura de empresa
10.2.2. Imagem profissional
10.3. Atitudes na comunicação
10.3.1. Barreiras
10.3.2. Protocolo
10.3.3. Relações públicas
10.4. Atenção aos visitantes
10.5. Atenção telefónica
10.5.1. Directorio telefónico
10.5.2. Registo de telefonemas
10.5.3. Chamar eficazmente
10.5.4. Recepção de telefonemas
10.5.5. Multiconferencia
10.6. Os telefones móveis
10.6.1. O serviço de roaming
10.7. Novas tecnologias
10.7.1. Videoconferencia
10.7.2. Centros de recepção de telefonemas (call-centers)
10.8. Exemplos
10.9. Resumem
10.10. Actividades propostas