Curso de Técnicas de Secretariado de Dirección

Un secretario de dirección ha de contar con las capacidades necesarias para organizar adecuadamente la agenda del mando al que asiste, de tal modo que este disponga del tiempo necesario para atender adecuadamente todos aquellos asuntos sobre los que pivote su jornada. Y, para ello, ha de trabajar sus habilidades comunicativas a fin de ser un enlace eficaz entre este y aquellas personas que reclamen su atención, utilizando como principal herramienta la escucha activa, dado que esta será la que le permita dar una alta prioridad a los asuntos importantes, posponer aquellos que no reclaman una consideración inmediata y dar solución a las cuestiones que sobre él se hayan delegado. De ahí que el asistente de dirección deba aprender también a ser asertivo en su comportamiento; no en vano, esta actitud será la que le permita partir de una posición ventajosa ante cualquier negociación y ser resolutivo ante cualquier imprevisto que pudiera surgir.

En consecuencia, el secretario de dirección ha de sumar a su formación y experiencia una serie de cualidades ligadas al ámbito de la inteligencia emocional que le ayuden a desarrollar su trabajo de un modo más eficiente; y este, por tanto, es el objetivo principal de este curso. A lo largo del mismo, se detallarán las principales habilidades personales a adquirir y cómo aplicarlas en el trabajo de secretaría, sin olvidar, por supuesto, otras cuestiones de interés para el profesional, como son aquellas relacionadas con la organización del propio trabajo y las técnicas de gestión del tiempo.

Para favorecer el aprendizaje y que este resulte significativo, el alumno descubrirá distintos enfoques válidos para afrontar correctamente distintas situaciones a las que podría tener que enfrentarse en su día a día. De este modo, a medida que avance en la materia, se irá familiarizando, entre otras cuestiones, con las labores de organización de la correspondencia, informes, actas y otra documentación especializada, con las claves para servir eficazmente de enlace entre la dirección y los empleados, y con los principales puntos a tener en cuenta en la planificación y puesta en marcha de viajes, reuniones y eventos.

En definitiva, el alumno aprenderá a sacar el mayor provecho posible de su preparación gracias al estudio de los supuestos prácticos resueltos, a partir de los que se detallan distintas alternativas de actuación y las ventajas e inconvenientes de decantarse por unas o por otras. Se trata, en todo caso, de transmitirle los conocimientos vinculados a las diferentes funciones del secretariado y, a mayores, de mostrarle cómo aplicarlas en cada momento y circunstancia, a fin de que pueda obtener un resultado de excelencia laboral. Para ello, habrá de aprender a gestionar el tiempo y el conocimiento, de cara a que sea capaz de enfocar adecuadamente cada tarea, algo para lo que habrá de estar familiarizado con los procesos a realizar, con las herramientas que le permitirán organizar correctamente sus tareas y con las claves para gestionar eficazmente todas las facetas del trabajo ligado a su departamento.

Objetivos del programa

¿A quién está dirigido?

Ninguno

1. Secretariado, carrera profesional, formación y empleo
   1. Introducción
   2. Breve repaso histórico
   3. La carrera del profesional del secretariado
   4. Empleo
2. Habilidades sociales, etiqueta y protocolo
   1. Introducción
   2. Habilidades sociales
   3. Asertividad
   4. Habilidades de negociación
   5. Tratamiento de reclamaciones
   6. Imagen profesional/personal
   7. La imagen de la empresa
   8. Etiqueta y protocolo en la empresa
3. Organización del trabajo
   1. Introducción
   2. Eficacia y eficiencia
   3. Técnicas y procedimientos de simplificación del trabajo
   4. El enfoque del trabajo como proyecto
   5. Distribución del trabajo
   6. Ergonomía del puesto de trabajo
   7. Estilos de liderazgo
   8. Estilos de organización
   9. Trabajar con calidad
4. Gestión del tiempo
   1. Introducción
   2. Análisis del tiempo
   3. Ladrones de tiempo
   4. Técnicas y habilidades para la gestión del tiempo
   5. Establecimiento de prioridades
   6. La agenda
5. Los viajes
   1. Introducción
   2. La función del secretariado en la gestión de viajes
   3. Aspectos a considerar
   4. Viajes de negocios
   5. Viajes corporativos: grupos
   6. Otros aspectos
6. Organización de reuniones
   1. Introducción
   2. Concepto de reunión
   3. Tipos de reunión
   4. Claves para organizar reuniones
   5. Documentos
7. Organización de eventos
   1. Introducción
   2. La función del profesional del secretariado en la organización de eventos
   3. Concepto de evento
   4. Puntos clave en la organización de eventos
   5. Tipos de evento
   6. Gestión de invitaciones
   7. Estudio de un caso paradigmático: organización de congresos