Habilitats de Gestió per a Secretàries

El secret de l"èxit d"una secretària no es troba en les competències tècniques d"un professional, ni tampoc en l"experiència, sinó en les habilitats vinculades a la intel·ligència emocional.

La comunicació eficaç, el coneixement de si mateix, el comportament assertiu, la capacitat de negociació i resolució de problemes i totes aquelles de caràcter similar que en definitiva formen el nucli de les competències emocionals.

L"alumne trobarà desenvolupat l"anàlisi de les principals habilitats personals i la seva aplicació en el treball de secretaria. Es tracten després les qüestions relacionades amb l"organització del propi treball i les tècniques gestió del temps.

La segona part del curs aquesta dedicada a l"aplicació pràctica de l"anteriorment exposat en les labors organitzatives pròpies del secretariat: organització dels viatges, reunions i esdeveniments. Per finalitzar, es presenten en apèndix algunes adreces de llocs web sense el propòsit de fer una relació exhaustiva d"adreces sinó proporcionar als lectors algunes pistes que facilitin la recerca d"informació així com alguns portals i pàgines d"interès

En definitiva, l"alumne aprendrà a treure el major profit de la seva preparació veient casos pràctics plantejats i resolts explicant en cada cas els diferents enfocaments possibles i els avantatges i inconvenients de cada enfocament. Es tracta per tant no només de transmetre els coneixements de les diferents funcions del secretariat, sinó també saber com aplicar-les a cada moment i circumstància, per obtenir un resultat d"excel·lència laboral, aprenent a gestionar el temps i el coneixement, per enfocar adequadament cada tasca sabent els processos a realitzar, com organitzar-nos i gestionar adequadament totes les facetes del treball d"una secretària.

No té requisits específics

CAPÍTOL 1 - SECRETARIAT, CARRERA PROFESSIONAL, FORMACIÓ I OCUPACIÓ
1.1. INTRODUCCIÓ
1.2. BREU REPÀS HISTÒRIC
1.2.1. La transformació del treball d"oficina
1.3. LA CARRERA DEL PROFESSIONAL DEL SECRETARIAT
1.3.1. Funcions
1.3.2. Titulació
1.3.3. Àmbit d"actuació
1.3.4. Formació
1.3.5. Ètica de la professió
1.3.6. Panorama europeu
1.4. OCUPACIÓ
1.4.1. Estratègies en la recerca d"ocupació
1.4.1.1. Networking
1.4.1.2. Borses d"ocupació
1.4.1.3. Empreses de treball temporal
1.4.2. Tipus d"empresa
1.4.3. Causes de la recerca d"ocupació: valors i motivacions
1.4.4. El currículum vitae
1.4.5. Currículum internacional
1.4.6. La carta de presentació
1.4.7. L"entrevista de treball

CAPÍTOL 2 - HABILITATS SOCIALS, ETIQUETA I PROTOCOL
2.1. INTRODUCCIÓ
2.2. HABILITATS SOCIALS
2.2.1. Comunicació eficaç
2.2.2. Lideratge
2.2.3. Coneixement i domini de si mateix
2.2.4. Empatia
2.2.5. Treball en equip
2.2.6. Resolució de conflictes
2.2.7. Cas pràctic: constitució de pool de secretàries
2.3. ASERTIVIDAD
2.3.1. Conducta assertiva o socialment hàbil
2.3.2. Conducta passiva
2.3.3. Conducta agressiva
2.3.4. Cas pràctic: conducta assertiva, passiva, agressiva
2.3.5. Estratègies
2.3.6. Conductes no assertives
2.4. HABILITATS DE NEGOCIACIÓ
2.4.1. Cas pràctic: negociació amb el proveïdor del material d"oficina
2.5. TRACTAMENT DE RECLAMACIONS
2.5.1. Cas pràctic: tractament de reclamacions
2.6. IMATGE PROFESSIONAL/PERSONAL
2.7. LA IMATGE DE L"EMPRESA
2.8. ETIQUETA I PROTOCOL EN L"EMPRESA
2.8.1. Recepció de visitants
2.8.2. Cas pràctic: filtrat de visites
2.8.3. Atenció telefònica
2.8.3.1. Recepció de trucades
2.8.3.2. Filtrar cridades
2.8.3.3. Emissió de trucades
2.8.3.4. El telèfon mòbil

CAPÍTOL 3 - ORGANITZACIÓ DEL TREBALL.
3.1. INTRODUCCIÓ
3.2. EFICÀCIA I EFICIÈNCIA
3.3. TÈCNIQUES I PROCEDIMENTS DE SIMPLIFICACIÓ DEL TREBALL
3.3.1. Organització del lloc de treball
3.3.2. L"ordinador personal
3.3.3. Estandardització dels tipus de document
3.3.4. Cas pràctic: disseny de formats de document
3.4. L"ENFOCAMENT DEL TREBALL COM A PROJECTE
3.4.1. Fases d"un projecte.
3.4.2. Cas pràctic: documentació d"un projecte
3.5. DISTRIBUCIÓ DEL TREBALL
3.5.1. I-Office
3.6. ERGONOMIA DEL LLOC DE TREBALL
3.7. ESTILS DE LIDERATGE.
3.7.1. Estils clàssics: teoria X i I de Douglas McGregor
3.7.2. Estils clàssics: treballs de Lippit i White
3.7.3. Estils actuals.
3.8. ESTILS D"ORGANITZACIÓ.
3.8.1. Estils d"adreça o de comandament.
3.8.2. Organització jerarquitzada (Estil Tayloriano)
3.8.3. Organització centrada en les persones.
3.8.4. Organització centrada en els resultats.
3.8.5. Principals funcions directives
3.9. TREBALLAR AMB QUALITAT

CAPÍTOL 4 - GESTIÓ DEL TEMPS
4.1. INTRODUCCIÓ
4.2. ANÀLISI DEL TEMPS
4.2.1. Cas pràctic: excés de confiança
4.2.2. Causes de les pèrdues de temps
4.2.3. Cas pràctic: problemes per mantenir el ritme
4.3. LLADRES DE TEMPS.
4.3.1. Desorganització personal
4.3.2. Posposar les tasques: procrastinación
4.3.3. Delegació poc efectiva o no saber o no voler delegar
4.3.4. Interrupcions telefòniques
4.3.5. Interrupcions dels companys de treball
4.3.6. Visites no programades
4.3.7. Adreça per crisi
4.4. TÈCNIQUES I HABILITATS PER A la GESTIÓ DEL TEMPS.
4.4.1. Consideracions sobre l"estrès
4.5. ESTABLIMENT DE PRIORITATS
4.5.1. Cas pràctic: prioritats
4.6. L"AGENDA

CAPÍTOL 5 - ELS VIATGES
5.1. INTRODUCCIÓ
5.2. LA FUNCIÓ DEL SECRETARIAT EN LA GESTIÓ DE VIATGES
5.3. ASPECTES A CONSIDERAR.
5.3.1. Objectius generals
5.3.2. Viatges transoceànics i Jet-Lag
5.3.3. Aspectes relacionats amb la salut
5.3.4. Assegurances
5.3.5. Lloguer de vehicles
5.3.6. Seguretat
5.3.7. Diferències culturals
5.3.8. Cas pràctic: preparació del dossier per al viatger.
5.4. VIATGES DE NEGOCIS.
5.4.1. Previsió de contingències
5.4.2. Procés d"organització
5.4.3. Cas pràctic: organització d"un viatge de negocis
5.5. VIATGES CORPORATIUS: GRUPS
5.5.1. Viatges d"incentius
5.5.2. Cas d"estudi: organització d"un viatge d"incentius
5.6. NORMATIVES
5.6.1. Navegació aèria
5.6.2. Transport per ferrocarril
5.6.3. Documentació, visats i certificats de vacunació.

CAPÍTOL 6 - ORGANITZACIÓ DE REUNIONS.
6.1. INTRODUCCIÓ
6.2. CONCEPTE DE REUNIÓ
6.2.1. Estructura de les reunions
6.3. TIPUS DE REUNIÓ
6.3.1. Cas pràctic
6.4. CLAUS PER ORGANITZAR REUNIONS
6.4.1. Convocatòria
6.4.2. Cas pràctic: elaboració de l"ordre del dia
6.4.3. Aspectes logístics
6.4.3.1. Sales i equipament
6.4.3.2. Mitjans audiovisuals
6.4.3.3. Catering
6.4.4. Material necessari: documentació associada a les reunions
6.4.5. Comunicació i protocol
6.5. DOCUMENTS
6.5.1. Documentació de caràcter informatiu: presentacions i informes.
6.5.1.1. Presentacions
6.5.1.2. Informes
6.5.2. Documents orientats al compliment de normatives:
actes i uns altres
6.5.2.1. Acta de la reunió.
6.5.2.2. Carta de delegació de la representació i vot
6.5.3. Cas pràctic: assistència a una reunió

CAPÍTOL 7 - ORGANITZACIÓ D"ESDEVENIMENTS
7.1. INTRODUCCIÓ
7.2. LA FUNCIÓ DEL PROFESSIONAL DEL SECRETARIAT EN L"ORGANITZACIÓ D"ESDEVENIMENTS
7.3. CONCEPTE D"ESDEVENIMENT
7.3.1. Cas pràctic: identificació del to
7.4. PUNTS CLAU EN L"ORGANITZACIÓ D"ESDEVENIMENTS.
7.4.1. Llista d"activitats.
7.5. TIPUS D"ESDEVENIMENT
7.5.1. Esdeveniments institucionals
7.5.1.1. Cas pràctic: organització de la junta d"accionistes
7.5.2. Esdeveniments socials
7.5.2.1. Cas pràctic: inauguració d"un Centre de Recepció de Trucades (CRM - Customer Relationship Management)
7.5.3. Esdeveniments professionals
7.6. GESTIÓ D"INVITACIONS
7.6.1. Format de la invitació.
7.6.2. Elaboració de les llistes de convidats
7.7. ESTUDI D"UN CAS PARADIGMÀTIC: ORGANITZACIÓ DE CONGRESSOS.
7.7.1. Definició del programa d"organització
Apèndix I. Guia d"Adreces d"Internet.
Bibliografia