Habilidades de Gestão para Secretárias

O segredo do sucesso de uma secretária não se encontra nas concorrências técnicas de um profissional, nem também não na experiência, senão nas habilidades vinculadas à inteligência emocional.

A comunicação eficaz, o conhecimento de si mesmo, o comportamento asertivo, a capacidade de negociação e resolução de problemas e todas aquelas de carácter similar que em definitiva formam o núcleo das concorrências emocionais.

O aluno encontrará desenvolvido a análise das principais habilidades pessoais e sua aplicação no trabalho de secretaria. Tratam-se depois as questões relacionadas com a organização do próprio trabalho e a técnicas gestão do tempo.

A segunda parte do curso esta dedicada à aplicação prática do anteriormente exposto nos labores organizativas próprias do secretariado: organização das viagens, reuniões e eventos. Para finalizar, apresentam-se em apéndice algumas direcções de lugares site sem o propósito de fazer uma relação exhaustiva de direcções senão proporcionar aos leitores algumas pistas que facilitem a busca de informação bem como alguns portais e páginas de interesse

Em definitiva, o aluno aprenderá a sacar o maior proveito de sua preparação vendo casos práticos propostos e resolvidos explicando na cada caso os diferentes enfoques possíveis e as vantagens e inconvenientes da cada enfoque. Trata-se por tanto não só de transmitir os conhecimentos das diferentes funções do secretariado, senão também saber como as aplicar na cada momento e circunstância, para obter um resultado de excelencia trabalhista, aprendendo a gerir o tempo e o conhecimento, para enfocar adequadamente a cada tarefa sabendo os processos a realizar, como nos organizar e gerir adequadamente todas as facetas do trabalho de uma secretária.

Não tem requisitos específicos

CAPÍTULO 1 - SECRETARIADO, CARREIRA PROFISSIONAL, FORMAÇÃO E EMPREGO
1.1. INTRODUÇÃO
1.2. BREVE REPASO HISTÓRICO
1.2.1. A transformação do trabalho de escritório
1.3. A CARREIRA DO PROFISSIONAL DO SECRETARIADO
1.3.1. Funções
1.3.2. Titulación
1.3.3. Âmbito de actuação
1.3.4. Formação
1.3.5. Ética da profissão
1.3.6. Panorama europeu
1.4. EMPREGO
1.4.1. Estratégias na busca de emprego
1.4.1.1. Networking
1.4.1.2. Carteiras de emprego
1.4.1.3. Empresas de trabalho temporária
1.4.2. Tipo de empresa
1.4.3. Causas da busca de emprego: valores e motivações
1.4.4. O currículum vitae
1.4.5. Currículum internacional
1.4.6. A carta de apresentação
1.4.7. A entrevista de trabalho

CAPÍTULO 2 - HABILIDADES SOCIAIS, ETIQUETA E PROTOCOLO
2.1. INTRODUÇÃO
2.2. HABILIDADES SOCIAIS
2.2.1. Comunicação eficaz
2.2.2. Liderança
2.2.3. Conhecimento e domínio de si mesmo
2.2.4. Empatía
2.2.5. Trabalho em equipa
2.2.6. Resolução de conflitos
2.2.7. Caso prático: constituição de pool de secretárias
2.3. ASERTIVIDAD
2.3.1. Conduta asertiva ou socialmente hábil
2.3.2. Conduta pasiva
2.3.3. Conduta agressiva
2.3.4. Caso prático: conduta asertiva, pasiva, agressiva
2.3.5. Estratégias
2.3.6. Condutas não asertivas
2.4. HABILIDADES DE NEGOCIAÇÃO
2.4.1. Caso prático: negociação com o provedor do material de escritório
2.5. TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES
2.5.1. Caso prático: tratamento de reclamações
2.6. IMAGEM PROFISSIONAL/PESSOAL
2.7. A IMAGEM DA EMPRESA
2.8. ETIQUETA E PROTOCOLO NA EMPRESA
2.8.1. Recepção de visitantes
2.8.2. Caso prático: filtrado de visitas
2.8.3. Atenção telefónica
2.8.3.1. Recepção de telefonemas
2.8.3.2. Filtrar telefonemas
2.8.3.3. Emissão de telefonemas
2.8.3.4. O telefone móvel

CAPÍTULO 3 - ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO.
3.1. INTRODUÇÃO
3.2. EFICÁCIA E EFICIÊNCIA
3.3. TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS DE SIMPLIFICAÇÃO DO TRABALHO
3.3.1. Organização do posto de trabalho
3.3.2. O computador pessoal
3.3.3. Estandardização dos tipos de documento
3.3.4. Caso prático: desenho de formatos de documento
3.4. O ENFOQUE DO TRABALHO COMO PROJECTO
3.4.1. Fases de um projecto.
3.4.2. Caso prático: documentação de um projecto
3.5. DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
3.5.1. E-Office
3.6. ERGONOMÍA DO POSTO DE TRABALHO
3.7. ESTILOS DE LIDERANÇA.
3.7.1. Estilos clássicos: teoria X e E de Douglas McGregor
3.7.2. Estilos clássicos: trabalhos de Lippit e White
3.7.3. Estilos actuais.
3.8. ESTILOS DE ORGANIZAÇÃO.
3.8.1. Estilos de direcção ou de comando.
3.8.2. Organização jerarquizada (Estilo Tayloriano)
3.8.3. Organização centrada nas pessoas.
3.8.4. Organização centrada nos resultados.
3.8.5. Principais funções directivas
3.9. TRABALHAR COM QUALIDADE

CAPÍTULO 4 - GESTÃO DO TEMPO
4.1. INTRODUÇÃO
4.2. ANÁLISE DO TEMPO
4.2.1. Caso prático: excesso de confiança
4.2.2. Causas das perdas de tempo
4.2.3. Caso prático: problemas para manter o ritmo
4.3. LADRÕES DE TEMPO.
4.3.1. Desorganización pessoal
4.3.2. Pospor as tarefas: procrastinación
4.3.3. Delegação pouco efectiva ou não saber ou não querer delegar
4.3.4. Interrupções telefónicas
4.3.5. Interrupções dos colegas de trabalho
4.3.6. Visitas não programadas
4.3.7. Direcção por crise
4.4. TÉCNICAS E HABILIDADES PARA A GESTÃO DO TEMPO.
4.4.1. Considerações a respeito do estrés
4.5. ESTABELECIMENTO DE PRIORIDADES
4.5.1. Caso prático: prioridades
4.6. A AGENDA

CAPÍTULO 5 - As VIAGENS
5.1. INTRODUÇÃO
5.2. A FUNÇÃO DO SECRETARIADO NA GESTÃO DE VIAGENS
5.3. ASPECTOS A CONSIDERAR.
5.3.1. Objectivos gerais
5.3.2. Viagens transoceánicos e Jet-Lag
5.3.3. Aspectos relacionados com a saúde
5.3.4. Seguros
5.3.5. Aluguer de veículos
5.3.6. Segurança
5.3.7. Diferenças culturais
5.3.8. Caso prático: preparação do dossier para o viajante.
5.4. VIAGENS DE NEGÓCIOS.
5.4.1. Previsão de contingencias
5.4.2. Processo de organização
5.4.3. Caso prático: organização de uma viagem de negócios
5.5. VIAGENS CORPORATIVOS: GRUPOS
5.5.1. Viagens de incentivos
5.5.2. Caso de estudo: organização de uma viagem de incentivos
5.6. NORMATIVAS
5.6.1. Navegação aérea
5.6.2. Transporte por caminho-de-ferro
5.6.3. Documentação, vistos e certificados de vacunación.

CAPÍTULO 6 - ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES.
6.1. INTRODUÇÃO
6.2. CONCEITO DE REUNIÃO
6.2.1. Estrutura das reuniões
6.3. TIPOS DE REUNIÃO
6.3.1. Caso prático
6.4. FINQUES PARA ORGANIZAR REUNIÕES
6.4.1. Convocação
6.4.2. Caso prático: elaboração da ordem do dia
6.4.3. Aspectos logísticos
6.4.3.1. Salas e equipamento
6.4.3.2. Meios audiovisuais
6.4.3.3. Catering
6.4.4. Material necessário: documentação associada às reuniões
6.4.5. Comunicação e protocolo
6.5. DOCUMENTOS
6.5.1. Documentação de carácter informativo: apresentações e relatórios.
6.5.1.1. Apresentações
6.5.1.2. Relatórios
6.5.2. Documentos orientados ao cumprimento de regulamentos:
actas e outros
6.5.2.1. Acta da reunião.
6.5.2.2. Carta de delegação da representação e voto
6.5.3. Caso prático: assistência a uma reunião

CAPÍTULO 7 - ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
7.1. INTRODUÇÃO
7.2. A FUNÇÃO DO PROFISSIONAL DO SECRETARIADO NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
7.3. CONCEITO DE EVENTO
7.3.1. Caso prático: identificação do tom
7.4. PONTOS FINQUE NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS.
7.4.1. Lista de actividades.
7.5. TIPOS DE EVENTO
7.5.1. Eventos institucionais
7.5.1.1. Caso prático: organização da junta de accionistas
7.5.2. Eventos sociais
7.5.2.1. Caso prático: inauguração de um Centro de Recepção de Telefonemas (CRM - Customer Relationship Management)
7.5.3. Eventos profissionais
7.6. GESTÃO DE CONVITES
7.6.1. Formato do convite.
7.6.2. Elaboração das listas de convidados
7.7. ESTUDO DE UM CASO PARADIGMÁTICO: ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS.
7.7.1. Definição do programa de organização
Apéndice I. Guia de Direcções de Internet.
Bibliografía