Habilidades de Xestión para Secretarias

O segredo do éxito dunha secretaria non se atopa nas competencias técnicas dun profesional, nin tampouco na experiencia, senón nas habilidades vinculadas á intelixencia emocional.

A comunicación eficaz, o coñecemento de si mesmo, o comportamento asertivo, a capacidade de negociación e resolución de problemas e todas aquelas de carácter similar que en definitiva forman o núcleo das competencias emocionais.

O alumno atopará desenvolvido a análise das principais habilidades persoais e a súa aplicación no traballo de secretaría. Trátanse despois as cuestións relacionadas coa organización do propio traballo e as técnicas xestión do tempo.

A segunda parte do curso esta dedicada á aplicación práctica do anteriormente exposto nos labores organizativas propias do secretariado: organización das viaxes, reunións e eventos. Para finalizar, preséntanse en apéndice algunhas direccións de sitios web sen o propósito de facer unha relación exhaustiva de direccións senón proporcionar aos lectores algunhas pistas que faciliten a procura de información así como algúns portais e páxinas de interese

En definitiva, o alumno aprenderá a sacar o maior provecho da súa preparación vendo casos prácticos suscitados e resoltos explicando en cada caso os diferentes enfoques posibles e as vantaxes e inconvenientes de cada enfoque. Trátase xa que logo non só de transmitir os coñecementos das diferentes funcións do secretariado, senón tamén saber como aplicalas en cada momento e circunstancia, para obter un resultado de excelencia laboral, aprendendo a gestionar o tempo e o coñecemento, para enfocar adecuadamente cada tarefa sabendo os procesos a realizar, como organizarnos e gestionar adecuadamente todas as facetas do traballo dunha secretaria.

Non ten requisitos específicos

CAPÍTULO 1 - SECRETARIADO, CARREIRA PROFESIONAL, FORMACIÓN E EMPREGO
1.1. INTRODUCIÓN
1.2. BREVE REPASO HISTÓRICO
1.2.1. A transformación do traballo de oficina
1.3. A CARREIRA DO PROFESIONAL DO SECRETARIADO
1.3.1. Funcións
1.3.2. Titulación
1.3.3. Ámbito de actuación
1.3.4. Formación
1.3.5. Ética da profesión
1.3.6. Panorama europeo
1.4. EMPREGO
1.4.1. Estratexias na procura de emprego
1.4.1.1. Networking
1.4.1.2. Bolsas de emprego
1.4.1.3. Empresas de traballo temporal
1.4.2. Tipo de empresa
1.4.3. Causas da procura de emprego: valores e motivaciones
1.4.4. O currículum vitae
1.4.5. Currículum internacional
1.4.6. A carta de presentación
1.4.7. A entrevista de traballo

CAPÍTULO 2 - HABILIDADES SOCIAIS, ETIQUETA E PROTOCOLO
2.1. INTRODUCIÓN
2.2. HABILIDADES SOCIAIS
2.2.1. Comunicación eficaz
2.2.2. Liderado
2.2.3. Coñecemento e dominio de si mesmo
2.2.4. Empatía
2.2.5. Traballo en equipo
2.2.6. Resolución de conflitos
2.2.7. Caso práctico: constitución de pool de secretarias
2.3. ASERTIVIDAD
2.3.1. Conduta asertiva ou socialmente hábil
2.3.2. Conduta pasiva
2.3.3. Conduta agresiva
2.3.4. Caso práctico: conduta asertiva, pasiva, agresiva
2.3.5. Estratexias
2.3.6. Condutas non asertivas
2.4. HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN
2.4.1. Caso práctico: negociación co proveedor do material de oficina
2.5. TRATAMENTO DE RECLAMACIONES
2.5.1. Caso práctico: tratamento de reclamaciones
2.6. IMAXE PROFESIONAL/PERSOAL
2.7. A IMAXE DA EMPRESA
2.8. ETIQUETA E PROTOCOLO NA EMPRESA
2.8.1. Recepción de visitantes
2.8.2. Caso práctico: filtrado de visitas
2.8.3. Atención telefónica
2.8.3.1. Recepción de chamadas
2.8.3.2. Filtrar chamadas
2.8.3.3. Emisión de chamadas
2.8.3.4. O teléfono móbil

CAPÍTULO 3 - ORGANIZACIÓN DO TRABALLO.
3.1. INTRODUCIÓN
3.2. EFICACIA E EFICIENCIA
3.3. TÉCNICAS E PROCEDEMENTOS DE SIMPLIFICACIÓN DO TRABALLO
3.3.1. Organización do posto de traballo
3.3.2. O ordenador persoal
3.3.3. Estandarización dos tipos de documento
3.3.4. Caso práctico: deseño de formatos de documento
3.4. O ENFOQUE DO TRABALLO COMO PROXECTO
3.4.1. Fases dun proxecto.
3.4.2. Caso práctico: documentación dun proxecto
3.5. DISTRIBUCIÓN DO TRABALLO
3.5.1. E-Office
3.6. ERGONOMÍA DO POSTO DE TRABALLO
3.7. ESTILOS DE LIDERADO.
3.7.1. Estilos clásicos: teoría X e E de Douglas McGregor
3.7.2. Estilos clásicos: traballos de Lippit e White
3.7.3. Estilos actuais.
3.8. ESTILOS DE ORGANIZACIÓN.
3.8.1. Estilos de dirección ou de mando.
3.8.2. Organización jerarquizada (Estilo Tayloriano)
3.8.3. Organización centrada nas persoas.
3.8.4. Organización centrada nos resultados.
3.8.5. Principais funcións directivas
3.9. TRABALLAR CON CALIDADE

CAPÍTULO 4 - XESTIÓN DO TEMPO
4.1. INTRODUCIÓN
4.2. ANÁLISE DO TEMPO
4.2.1. Caso práctico: exceso de confianza
4.2.2. Causas das perdas de tempo
4.2.3. Caso práctico: problemas para manter o ritmo
4.3. LADRÓNS DE TEMPO.
4.3.1. Desorganización persoal
4.3.2. Pospoñer as tarefas: procrastinación
4.3.3. Delegación pouco efectiva ou non saber ou non querer delegar
4.3.4. Interrupcións telefónicas
4.3.5. Interrupcións dos compañeiros de traballo
4.3.6. Visitas non programadas
4.3.7. Dirección por crise
4.4. TÉCNICAS E HABILIDADES PARA A XESTIÓN DO TEMPO.
4.4.1. Consideracións achega do estrés
4.5. ESTABLECEMENTO DE PRIORIDADES
4.5.1. Caso práctico: prioridades
4.6. A AXENDA

CAPÍTULO 5 - As VIAXES
5.1. INTRODUCIÓN
5.2. A FUNCIÓN DO SECRETARIADO NA XESTIÓN DE VIAXES
5.3. ASPECTOS A CONSIDERAR.
5.3.1. Obxectivos xerais
5.3.2. Viaxes transoceánicos e Jet-Lag
5.3.3. Aspectos relacionados coa saúde
5.3.4. Seguros
5.3.5. Aluguer de vehículos
5.3.6. Seguridade
5.3.7. Diferenzas culturais
5.3.8. Caso práctico: preparación do dossier para o viaxeiro.
5.4. VIAXES DE NEGOCIOS.
5.4.1. Previsión de contingencias
5.4.2. Proceso de organización
5.4.3. Caso práctico: organización dunha viaxe de negocios
5.5. VIAXES CORPORATIVOS: GRUPOS
5.5.1. Viaxes de incentivos
5.5.2. Caso de estudo: organización dunha viaxe de incentivos
5.6. NORMATIVAS
5.6.1. Navegación aérea
5.6.2. Transporte por ferrocarril
5.6.3. Documentación, visados e certificados de vacunación.

CAPÍTULO 6 - ORGANIZACIÓN DE REUNIÓNS.
6.1. INTRODUCIÓN
6.2. CONCEPTO DE REUNIÓN
6.2.1. Estrutura das reunións
6.3. TIPOS DE REUNIÓN
6.3.1. Caso práctico
6.4. CLAVES PARA ORGANIZAR REUNIÓNS
6.4.1. Convocatoria
6.4.2. Caso práctico: elaboración da orde do día
6.4.3. Aspectos logísticos
6.4.3.1. Salas e equipamiento
6.4.3.2. Medios audiovisuales
6.4.3.3. Catering
6.4.4. Material necesario: documentación asociada ás reunións
6.4.5. Comunicación e protocolo
6.5. DOCUMENTOS
6.5.1. Documentación de carácter informativo: presentacións e informes.
6.5.1.1. Presentacións
6.5.1.2. Informes
6.5.2. Documentos orientados ao cumprimento de normativas:
actas e outros
6.5.2.1. Acta da reunión.
6.5.2.2. Carta de delegación da representación e voto
6.5.3. Caso práctico: asistencia a unha reunión

CAPÍTULO 7 - ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
7.1. INTRODUCIÓN
7.2. A FUNCIÓN DO PROFESIONAL DO SECRETARIADO NA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
7.3. CONCEPTO DE EVENTO
7.3.1. Caso práctico: identificación do ton
7.4. PUNTOS CRAVE NA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
7.4.1. Lista de actividades.
7.5. TIPOS DE EVENTO
7.5.1. Eventos institucionais
7.5.1.1. Caso práctico: organización da xunta de accionistas
7.5.2. Eventos sociais
7.5.2.1. Caso práctico: inauguración dun Centro de Recepción de Chamadas (CRM - Customer Relationship Management)
7.5.3. Eventos profesionais
7.6. XESTIÓN DE INVITACIÓNS
7.6.1. Formato da invitación.
7.6.2. Elaboración das listas de invitados
7.7. ESTUDO DUN CASO PARADIGMÁTICO: ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS.
7.7.1. Definición do programa de organización
Apéndice I. Guía de Direccións de Internet.
Bibliografía